Çalışma hayatımızın büyük sorunlarından biriside torpilli çalışanlardır.Hani hep söylenir ya kamu kurumlarında hep birilerinin tanıdıkları çalışır diye; 

Hatta bu kurumların kadroları birilerinin tanıdıklarına yer bulabilmeleri için şişirilmemiş midir ? hep. 

Hatta devrin başbakanı kamunun sırtında büyük yük oluşturan bu atıl kadrolar için bit terimini kullanmamış mıdır? 

Her ne hikmetse varlığı inkar edilemeyen,sandıkta acısı çıkarılacağı için kamunun sırtından ayıklanamayan bu bitler oldum olası ülkemizin gelişiminin önünde ki en büyük engeldir.Bütün iktidarlar varlığını bilirler,fakat sandık korkusu ile radikal kararlar alamazlar. 

Bu atıl kadro sorunu zaman içerisinde etkisini özel sektörde de göstermeye başlamıştır.Kurumsallaşamamanın etkisi ile kanserli hücreler tüm sektörlere yayılmıştır. 

Turizm sektörü de bu istiladan payını almaktadır.Sektörde ise işe yaramayan atıl kadroların hızla arttığını görüyoruz.Atıl kadroları ise bildiğiniz üzere eğitimsiz,bilgi düzeyi yetersiz,üst düzey yöneticiler aracılığı ile kendisine  yer edinen,verim sağlanamayan çalışanlar oluşturmaktadır. 

Sektörün içinde bulunduğu ve özellikle kış aylarında yaşadığı büyük dar boğaz ise mevcut  istihdamın bu beceriksiz atıl kadroların arasına katılmasına neden olmaktadır. 

Bana göre bu sorun; gelişimimizin ve kalitemizin artmasının önünde ki en büyük sorunlarından biridir. 

Yukarıda da bahsettiğim gibi sektörün  büyük problemi olan ve kalite kavramının önünde ki en büyük engeli teşkil eden ,mevcut istihdamın büyük kısmını oluşturan,adam olmayı beceremeyen ve adamın adamı olan kalitesiz torpillileri gündeme getirmeyi sektöre ve gençlere karşı görev biliyorum. 

Turizm işletmelerimizin kalite kavramını kurumsallaşma hedefi çerçevesinde işlevsel yapılarında benimsememeleri ve bilimin önderliğinde strateji belirlememeleri,torpilli çalışanların sayısının artmasına neden oluyor. 

Torpilli çalışanlar ile kalite düşüyor.Kalitesizleştiğinizde ise;yalancı,dedikoducu,arkadan konuşan,samimiyetsizliği politik olmak olarak niteleyen,kişisel gelişimi için adım atmayan,bilimi kendisine ışık tutmayan, iki yüzlü çalışanlar ile baş başa kalıyorsunuz. 

İşte bu noktada adam olmanın hiçbir önemi kalmıyor Adamın adamı olmak mantığı tepeye vuruyor. 

Netice olarak  işlerini güçlerini bırakıp patronlarını kapıda el pençe karşılayan,işlerini yapmadıkları için değilde,el pence durmadıkları için işlerini kaybetme süreci yaşayan,mesleklerinde başarılı olmadıkları için değil de dedikodu yaparak,ayak kaydırma çabası içerisinde olmadığından işlerinden çıkarılan çalışan manzaraları ile karşı karşıya kalıyoruz. 

Birde insanlarımızın yalakalığı sevmesini de eklersek Double up oluyor. 

İş yaşamında adamın adamı olmak mantığında kurum kültürü yok oluyor.Prensipler ve işleyişte kurallar çiğnenebiliyor. 

Örnekler ile açıklamak gerekirse; 

-Ön büro bilgisi olmayan bir restaurant sorumlusu kış kadrosunda yer bulabilmek için,İnsan kaynakları müdürünün yakını olması nedeni ile Ön büroya geçirilebiliyor. 

-Resepsiyonda çalışan bir şahıs patronun akrabası olduğu için mesai saatine istediği saatte gelebiliyor.Sıkıysa itiraz edin. 

-Yabancı dil bilgisi olmayan bir kişi yetersizliğine rağmen müdürünüz oluveriyor. 

-İşe alım süreçlerinde hiçbir kriter uygulanmıyor. 

-Patron size ne bilirsen bil kardeşim,benim yakınım müdür olacak onun talimatları uygulanabilecek diyebiliyor. 

-Ahmet Bey’in tanıdığı geldiği için işinizi kaybedebiliyorsunuz. 

-Yalaka olmadığınız,Müdürünüzün özel işlerini yapmadığınız için muhasebeye gidip hesap kesmek zorunda kalabiliyorsunuz. 

Sektöre bakalım; 

Bu kadar büyük bir ekonomiden büyük bir istihdam göçü söz konusu,Bu göçün nedenlerini sorgulamamız gerekiyor. 

-Turizmciler niçin diğer sektörlere kayıyorlar? 

-Turizm sektöründe dedikodu,yalan,hile,iki yüzlülük niçin diğer sektörlerden daha yoğun? 

-İnsanlar kışın nasıl geçiniyorlar? 

-İki dil bilen,iki üniversite mezunu bir Turizmci niçin hala asgari ücretle çalışıyor? 

Bu noktada genelleme yapmamakla birlikte karşımıza sektörün acı gerçeği çıkıyor.Adam olmayı başarabilmek yada adamın adamı olabilmek;

Adam olmayı başarabildiğinizde istediğiniz mevkilere gelmekte sıkıntı yaşıyor,aldığınız eğitim,sahip olduğunuz bilgi birilerinin ayak oyunlarına kurban edilebiliyor.Dedikodudan ,yalandan uzak durmanıza rağmen insanlara malzeme konusu olabiliyorsunuz.Önünüze konan kalite hedefleri önünde ki engeller artıyor. 

Adamın adamı olabildiğinizde ise;Birilerine sırtınızı dayıyor.Kişiliğinizden ödünler veriyor,o kişi ile yürüyor,yükseliyorsunuz. 

Kaliteyi hedeflemeyen ve büyük kısmı torpillilerden oluşan işgücünün mevcut olduğu konaklama işletmelerinde disiplin yok oluyor. 

Basit örnekler ile ifade etmek gerekirse; 

-Yemeklerden şikayet eden bir misafire "sanki kendi evinde bu yemekleri görüyor" yakıştırması yapılabiliyor. 

-Odasından şikayet eden misafire "beğenmiyorsan git demek" sıradanlaşıyor.Bu davranışı sergileyen İşgören Müdüründen aldığı güçle müdürüne ‘’Misafir zaten kafadan hastaydı.Kaprisliydi.‘’gibi bir açıklama yapabiliyor. 

Kısacası Torpilli çalışanlar ile iş yaşamında kalite düşüyor.Torpili ve yöneticiye yakınlığı güç olarak gören çalışan daha rahat tavırlar sergileyerek işletmeyi uzun vadede büyük zararlara uğratabiliyor.

 İçinde bulunduğumuz konjüktürde Konaklama işletmelerimizin ülkemizde bir çok işletmeden daha önemli bir mevkide bulundukları inkar edilemez bir gerçektir.Siz Ülke olarak dışarıda ne kadar çok tanıtım yaparsanız yapın,tanıtımınızın gerçek ve en önemli kısmı otellerinizde verdiğiniz hizmet ve kalitedir.Yani gerçek tanıtımı otellerinizde verdiğiniz hizmet ile yapmaktasınız. 

Bu nedenle Otellerimiz Torpil mantığından uzaklaşmalı,işinin ehli profesyonelleri işin başına getirmelidir.Bu noktada POYD’u adres olarak gösterebilirim. 

Ne kadar acıdır ki sektör bir işe girebilmek için adam arayan,torpil arayan işgörenler ile dolu.İşte bu tablo gençleri sektörden uzaklaştırıyor.Sektör bindiği dalı kesmeye devam ediyor,Sektörün işgücü kaynağı olan istihdam atıllaşıyor ve istihdam göçü yaşanıyor.Ülkemiz kaybediyor. 

Sevgiyle kalın, 

Turgay GENÇ

Sn. Turgay Genç'e Teşekkürler.

1-AMAÇ ;

Otelde, rezervasyon işlemlerinin doğru ve eksiksiz olarak nasıl yapıldığını açıklamaktır.

2-KAPSAM ;

Tüm rezervasyon işlemleri ve sorumlu personeli kapsar.

3- SORUMLULAR ;

Genel Müdür, Kontratların yapılmasından ve fiyatların belirlenmesinden;

(Not: Bazı otellerde bu görevi Satış ve Pazarlama Müdürü üstlenir.)

Önbüro Müdürü talimatın uygulanmasının kontrolünden;

Rezervasyon Şefi talimatın uygulanmasından sorumludur.

4- TANIMLAR ;

Forecast : Otel doluluğunu gösteren rapor

Stop Sale : Satışın durdurulması işlemi

Banquet : Kutlama için gerçekleştirilen yemek

Dead Line : Opsiyon Tarihi

No Show : Opsiyon tarihlerine uymayan durumlarda rezervasyonun kullanılmamasından ötürü anlaşma gereği Otelin Talep edeceği ücret.

Confirmation: Onaylamak

5-ANA BASAMAKLAR ;

5.1 Genel Müdürlük Ofisinden gelen kontratların değerlendirilmesi ;(Kontrat fiyatlarının ve kontenjanlarının tanımlanması) Genel Müdürlük departmanından gelen kontratlar incelenerek, kontrat özetleri dosyası hazırlanılır. Kontrat fiyatlarının, kontenjanlarının ve mevcut indirimlerinin sisteme kaydı yapılır.

5.2 Rezervasyon alma işlemleri : Otele gelen rezervasyon talepleri rezervasyon departmanı tarafından değerlendirilerek talebin gelişine göre Rezervasyon Şefi tarafından şu şekillerde yapılır;

* Acenta rezervasyonları; Anlaşmalı acenta rezervasyonları ve sor-sat acenta rezervasyonları olmak üzere ikiye ayrılır. Bu rezervasyonlarda talepler faks ile ya da Acenta Rezervasyon programlarından online alınır, yazılı gelen bu taleplerde bulunması gereken asgari bilgiler şunlardır:

1. Acenta adı

2. Misafir giriş-çıkış tarihleri

3. Kişi sayısı, 

4. İsim listesi,

5. Ödeme durumu,

6. Özel talepleri (oda durumu, manzara vb.)

Sor-sat acentaların rezervasyon talep fişi üzerinde telefon ve faks numarasının olmasına dikkat edilir. Bu bilgilerin acentadan tam ve doğru olarak alınmasının sorumluluğu Rezervasyon Şefine aittir. Rezervasyon Şefi varsa eksik bilgileri acenta ile temasa geçmek sureti ile eksik bilginin ne olduğunu bildirerek, yeniden yazılı olarak gönderilmesini ister ve rezervasyonu son hali üzerinden değerlendirir.

5.2.1 Anlaşmalı acenta rezervasyon talepleri; İlgili acenta ile yapılmış sözleşme şartları rezervasyon talepleri ile karşılaştırılarak, sözleşme şartları dışında bir talebin olup olmadığı kontrol edilir. Talep var ise, Genel Müdür veya Önbüro Müdürü tarafından değerlendirilerek onaylanır veya onaylanmaz. Bu durum acentaya, acenta rezervasyon talep fişi üzerine konfirmedir veya konfirme değildir (kase veya yazı ile) şeklinde belirtilerek faksla ulaştırılır. Online gelen rezervasyonlar sistemden konfirme edilir veya konfirme edilmez. Faks ile gelen rezervasyon talepleri ve Online gelen rezervasyonların sistemden çıktısı alınarak ay bazında günlere bolünmüş rezervasyon dosyalarının içine Rezervasyon Şefi tarafından konulur. Bu işlemler, her aya ait işlemlerdir.

5.2.2 Sor-sat acenta rezervasyon talepleri: Sözleşme yapılmamış olan acentalar sor-sat acenta olarak adlandırılır. Bu tip acentaların rezervasyon taleplerinde uygulaması şu şekilde yapılır;

Acentadan faksla gelen Rezervasyon Fişi, Rezervasyon Şefi tarafından alınır ve Rezervasyon Fişi üzerine fiyatları (Pazara gore olan acenta fiyatları), ödeme durumu ve tarihi, (peşin yapılmayan ödemelerde Genel Müdür veya Önbüro Müdürünün onayı alınır). Otelin çalıştığı banka adı ve hesap numarası yazılarak ilgili acentaya faks gönderilir.

Faks okeyi, Rezervasyon Fişi arkasına iliştirilerek, ay bazında günlere bölünmüş rezervasyon dosyasının içine konulur. Sisteme kaydı alınan rezervasyonun içine ödeme durumu ile ilgili not düşülür.

5.2.3 Münferit rezervasyon talepleri : Münferit rezervasyon talepleri yazılı, sözlü veya otele misafirin bizzat gelmesi şeklinde alınır. Yazılı gelen rezervasyonlar sor-sat rezervasyon uygulaması madde 5.2.2 ile aynı şekilde yapılır. Rezervasyon Şefi, misafirden gelen rezervasyon talebi üzerine, acenta fiyatları dosyasındaki aylık münferit fiyatlar listesine bakarak fiyatı verir. Münferit rezervasyon taleplerinin sözlü gelmesi halinde, misafirden alınan bilgilerle Ek.1 Rezervasyon Fişi hazırlanır ve ay bazında günlere bölünmüş rezervasyon dosyalarının içine Rezervasyon Şefi tarafından konulur.

Rezervasyon Şefi tarafından, ödeme durumu ile ilgili not sisteme rezervasyon ekranına yazılır. İndirim uygulanan münferit misafirler için Ek.1 Rezervasyon Fişi hazırlanarak onay için Genel Müdüre gönderilir. Onayı alınan rezervasyon dosyalarına yerleştirilir. Münferit rezervasyonlarda ödeme girişten önce, banka havalesiyle yapılacak ise banka dekontunun faksı Rezervasyon Şefi tarafından misafirden istenir. Misafirden gelen banka dekontu Rezervasyon Fişi arkasına takılır, Muhasebe bölümünden yazılı onay alınıp; sistemdeki rezervasyona not olarak eklenir. Münferit rezervasyon, ileri bir tarih için misafir tarafından bizzat gelerek talep ediliyorsa, misafir ile ilgili bilgiler kendisine sorulmak sureti ile Rezervasyon Şefi veya resepsiyon memuru tarafından Rezervasyon Fişi uzerine yazılır. Misafir talepleri Rezervasyon Şefi tarafından doluluklar göz önüne alınarak değerlendirilir. Yazılı hale getirilen talep, Rezervasyon Şefi tarafından ay bazında günlere bölünmüş rezervasyon dosyasının içine konulur ve onaya gönderilir.

Misafirin ödemeyi hemen yapması durumunda, ön kasiyer tarafından depozit fişi doldurulur, bir nüshası misafire verilerek tahsilat yapılır. Yapılan ödeme miktarı ve tarih mutlaka Rezervasyon Fişi uzerine yazılır. Bunun dışındaki ödemeler, Rezervasyon Fişi üzerine yazılarak ve sisteme not edilerek takip edilir. Eğer Rezervasyon Fişi üzerinde ödeme durumu belirtilmemiş ise ödeme girişte misafir tarafından yapılır.

Eğer misafirden transfer ile ilgili bir talep gelirse, yönetim tarafından belirlenen fiyat misafire yazılı veya sözlü olarak bildirilir. Tüm detayları alınıp transfer çizelgesine yazılır ve sürücüye bilgi verilir.

5.2.4 Grup Rezervasyon Talepleri: Anlaşmalı acentalardan, Sor-sat Acentalardan veya Münferit misafirlerden özel grup rezervasyon talepleri gelebilir, gelen bu talepler Önbüro Müdürüne yönlendirilir. Bu grupların rezervasyon talepleri onaylandıktan sonra, anlaşmada belirtilen bilgiler doğrultusunda sisteme işlenir. Rezervasyon dosyasına tarihe gore eklenir.

5.2.5 Complimentary Rezervasyon: Comp konaklayacak misafirlerin rezervasyonları yönetim tarafından önbüroya bildirilir. Önbüro tarafından Rezervasyon Formu düzenlenir ve yönetime onaylatılır. Gerekli hazırlıklar yapılır ve/veya yapılması için ilgili birimlere dağıtımı yapılır.

5.3 Rezervasyonların Bilgisayara İşlenmesi; Yazılı olarak gelen her türlü

rezervasyon talebi Rezervasyon Fişidir. Sözlü olarak gelen talepler ise Rezervasyon Fişi üzerine yazılır. Yazılı gelen rezervasyon talepleri ve Rezervasyon Fişleri Rezervasyon Şefi tarafından bilgisayara işlenir. Tüm Rezervasyon fişleri tarih sırasına göre ay bazında günlere bölünmüş rezervasyon havuzlarının içine konulur. Gelen rezervasyon bilgisayara girilmeden önce, bilgisayarda acenta kodu ile rezervasyon tanımlaması yapılır. Acenta kodu Rezervasyon Şefi tarafından acentayı tanımlayacak şekilde belirlenir.

*Rezervasyon menüsünde iken dikkat edilecek konular;

- Giriş Çıkış Tarihleri,

- Misafir Adı Soyadı veya Grup adı,

- Oda Sayısı,

- Ödeme Durumu (Ana Folyoya mı charge edilecek yoksa misafirin folyosuna

mı)

- Mİsafir Tipi (It, Grup, Ind, Comp, Seminer, Banquet)

- Oda Tipi (Standart,Ekonomi)

- Fiyat Kodu,

- Kullanılan Para Birimi ( EURO ,USD vb. )

- Giriş Günü Kuru mu kullanılacak yoksa Sabit kur mu uygulanacak

- Free Durumu, Çocuk Free yaşları ve çocuk yaşı indirimleri

- İlave Yatak Durumu

- Özel istekleri

girilir ve kaydedilir. Bilgisayar tarafından otomatik olarak verilen rezervasyon numarası, Rezervasyon Fişinin uzerine yazılır ve rezervasyon girişi tamamlanır. Acentaya bu işlemler tamamlandıktan sonra onay verilir. Tüm bu işlemlerin yetki ve sorumluluğu Rezervasyon Şefine aittir.

5.4 Rezervasyon değişiklikleri ve iptalleri: Otel Rezervasyon

bölümüne gelen rezervasyonlarda girişten önce meydana gelen değişiklikler yazılı olarak rezervasyon formunda belirtilir. Bu değişiklikler; giriş-çıkış tarihi, kişi ve oda sayısı, oda tipi, pansiyon sekli ve konukların özel isteklerinde olabilir. Rezervasyon değişikliği veya iptali ile ilgili olarak acentaya verilen dead line kontratlarda belirtilmiştir. Bu süre opsiyon tarihidir.(Dead line) Bu tarihten sonra gelen değişiklikler ve iptaller kabul edilmeyebilir.

Rezervasyon değişikliklerinin kabulünde Rezervasyon Şefi önce otelin müsaitlik durumuna bakar ve yazılı olarak Rezervasyon Fişini onaylayıp yeni haliyle seyahat acentasına faks çeker veya online sistemlerinden onay verir. Gelen değişiklik fişini eski Rezervasyon Fişine ekler. Ancak, bu işlemde yeni Rezervasyon Fişinin en üstte olmasına dikkat edilir. Daha sonra ay bazında günlere bölünmüş rezervasyon dosyasının içine konulur.

Münferit misafir değişiklik talepleri Rezervasyon Şefi tarafından Rezervasyon Fişi üzerinde belirtilir.

İptal durumunda ise eğer opsiyon tarihi öncesi gelen bir iptal ise, bu iptal kabul edilir. Ancak opsiyon tarihini aşmış bir durumda ise Rezervasyon Şefi Önbüro Müdürüne danışarak no show uygulanıp uygulanmayacağına karar vererek gerekli işlemleri yapar. No show durumu; daha önceden teyit edilmiş misafir rezervasyonlarının belirtilen sürede iptal edilmemesi durumunda misafiri otele gelmiş ve odayı kullanmış gibi düşünerek işlem yapılmasıdır. Rezervasyon iptallerinde ve no showlarda sözleşme şartları göz önünde bulundurulur.

5.5 Forecast Takibi; Rezervasyon Şefi, otel doluluklarını forecastları izleyerek

olabilecek yoğunlukları tespit edebilir ve gerekirse Acentalara stop-sale çekebilir. Bu durum acenta anlaşmalarında belirtilmiştir. 

5.6 Kontenjan Aşımı İşlemi; Acentalara sözleşmede belirtilen sayıda ve kategoride oda tahsis edilir. Acentanın bu sayının uzerinde satış yapması otelin inisiyatifindedir. Doluluk durumu göz önünde bulundurularak kontenjan aşımı konfirme edilir ya da kontenjan aşımı olduğu yazılı olarak acentaya bildirilerek tarih değişikliği veya oda tipi değişikliği talep edilir. Acentanın yazılı cevabına göre uygun işlem gerçekleştirilir.

6- EKLER ;

Ek-1 Rezervasyon Fişi

Daha önceki yazılarımda yatak çeşitlerine gore oda tipleri sıralaması yapmıştık. Bu yazıda odaların fiziki yapılarına gore sınıflandırılmasını anlatacağım.

Suite Oda - Suite oda içinde bir oturma odasının da bulunduğu geniş oda tipidir. Bu tür odaların alanlarının geniş ve donanımlarının lüks olması gerekir. Manzaralı bir bölümde yer almaları daha uygun olacaktır. Genel tanımın yanı sıra suite odanın sadece lüks oda olarak ele alındığı ve ayrı bir oturma odasının bulunmadığı otellere rastlamak mümkündür.

Junior Suite Oda - Diğer suite odalardan daha küçük alana sahip odalardır.

Family Suite - Aile suiteleridir. Bir ailenin konaklaması için düşünülmüş, genellikle evebeyin odası ve çocuk odası bölümlerinden oluşan suite tipidir.

Presidental Suite - King suite veya kral dairesi diye de adlandırılmaktadır. Oturma odası, yatak odası, mutfak kısımlarından oluşan, çok lüks donanımlara sahip olan bir oda tipidir. Jakuzili, havuzlu vb. olabilir.

Studio Oda - İçinde yatağa dönüştürülebilen kanepenin bulunduğu oda tipidir. Yatak ihtiyacı olduğunda kanepe kullanılabilir.

Connection Odalar - Bağlantılı odalardır. Yanyana bulunan 2 (yada 3) oda arasında bir kapı bulunur, gerektiğinde bu kapılar açılabilir ve odalar bir büyük daire şeklinde kullanılabilir.. Bu odaların aynı zamanda koridora açılan kapıları da bulunur. Family suite ile arasındaki fark her odada ayrı banyonun bulunması ve koridora açılan kapılarıdır. Genellikle 2 ayrı oda fiyatı şeklinde hesaplanır.

Adjoining Odalar - Yanyana odalardır. Aralarında geçiş kapısı bulunmaz.

Handicap Oda - Özürlülerin rahat kullanımı için özel olarak dizayn edilmiş bir oda tipidir.

Prof.Dr. Üstün Dökmen konu hakkında bilgi veriyor, çözüm önerileri sunuyor.

Kontenjan Anlaşması (Allotment Contract) – Seyahat acentesi ile otel arasında yapılan anlaşmadır. Kontenjan anlaşmasında seyahat acentesinin otelden belli bir zaman dilimi içerisinde almayı ve otelin de vermeyi taahhüt ettiği oda sayısı ve koşulları söz konusudur. Kontenjan anlaşmaları garantili kontenjan anlaşması ve garantisiz kontenjan anlaşması olmak üzere ikiye ayrılır. Garantili kontenjan anlaşmalarında belirlenen oda kontenjanı kesin rezervasyonla kapatılmakta ve odalar satılsa da satılmasa da, oda ücretleri ödenmektedir. Garantisiz kontenjan anlaşmalarında ise, satış yapılan oranda konaklama tesisine rezervasyon verilmekte ve odalar fiilen satıldığı zaman ödeme yapılmaktadır. Garantisiz kontenjan anlaşmaları en yaygın anlaşma türüdür.

Kontenjan anlaşmaları genel olarak şu konuları kapsar:

1-    ödeme koşulları ve kredi olanakları;

2-     iptal kuralları; ve

3-    oda ve isim listelerinin değişikliklerine yönelik kurallar. 

Kontenjan anlaşmaları ile ilgili terimler:

Allotment – Kontenjan

Commercial Rate - Otelle bir şirket arasında üzerinde anlaşmaya varılan özel bir fiyat.

Confidential Tariff - Grup fiyatları, acentelere verilen toptan oda fiyatlarıdır.

Cut Of Date – acentenin rezervasyonu iptal etme hakkının olduğu süre

Dead Line: Kontenjan anlaşmasında belirtilen rezervasyon iptal süresinin son günü ile grubun otele geliş günü arasındaki süreye denir.

Free Sale - Acenteler otellerle anlaşarak serbestçe pazarlayıp satabilecekleri belirli bir sayıda odayı içeren bir kontenjan alırlar. Belirli bir sürede iptal hakları vardır. Bu gibi anlaşmalara denir.

Free Sold - Free Sale hakkina sahip firma ve sirket'in sattigi oda.

Guaranteed Payment Reservation - Ödenmesi garanti altına alınmış rezervasyonu ifade eder.

No-Show - Konuğun garantili rezervasyon yaptırdığı halde otele gelmemesi durumunda oda fiyatının tanzim edilmesidir.

On Request - Rezervasyon durumunun yükselerek kritik bir safhaya yaklaşmasına doğru rezervasyon alımının sınırlandırılması ve kontrollu olarak alınması.

Release süresi - rezervasyonları tesislere gönderebilme ve iptal edebilme süresi

Single Supplement - Tek kisi farki,iki kisilik odalarin tek kisi tarafindan kullanilmasi halinde tur operatorune o oda icin verilmis bulunan kisi basina fiyata (Double Occupancy Rate) eklenecek fark.

Stop-Sale – satışları durdurma

The parties declare under their own responsibility that, they have the legal capacity to commit themselves to the agremeents reacned and derived from this present contract and have to come to the following terms, for the period of  .............................. to    ....

1.1. ALLOTMENTS AND RATES                PAYMENT IN:                ..................

a)       Maximum 10% of rooms can be sold for single occupancy.

b)       All above mentioned rates are per person and per day.

c)       All on ............................... Basis. Apartments accommodation only.

d)        Prices are net of commission in ........................ Currency, per bed and day, VAT included. This prices will be applicable to clients, accommodated in the hotel for a minimum uninterrupped period of 7 (seven) nights.

e)       In case of a fluctuation of the currency stipulated in this contract, the Hotel takes the right to re-negociate this contract.

1.2. SPECIAL ARRANGEMENTS / REMARKS

Reductions and special offers will only apply when published in the T.O. Brochures.

..................................................................................................................................

2. SALES FORECAST / OCCUPATION

a)       The Operator will provide hotel with a sales forecast (booking position) of the allotment three months prior to the starting date of this contract and subsequently keep the hotel informed fortnightly. The hotel with the concent of the tour operator will review the sales forecast at 1st April and if the total rooms sold during the months May and June, falls under 70% of the allotment, than the hotel may, as its sole option an upon written notice to he Operator or it’s local agent, reduce the allotment for the balance of the duration of the contract to a level consistent with the above mentioned months sales.

b)       The hotel reserves the right to grant to the operator during the peak season only a number of beds proportional to his occupaion during the rest of the year, providing that he is informed of it 21 days before the beginning of the peak season. Hotel shall be entitled to re-allocate the beds or units referred to, and thereby the original booking shall become null and void. The request for beds or unitis subsequently solicited by the operator shall be considered outsirde the limits of this contract and therefore subject to confirmation by the hotel.

3. BOOKING PROCEDURE          

a)       The operator will report the number of rooms sold to hotel via fax or e-mail, or means of its local representative, in accordance with the release period.

b)       The number of rooms sold (and)/((or) guaranteed for full payment at the time of release will be held on first basis. All unsold rooms will revert back to hotel. Additional rooms required after the release date are on request and will be based on availibility.

c)       The reservations that the hotel would receive after the prescirbed times might be accepted according to the hotel available rooms. The operator is responsible for any resulting difficulty and damage.

4. FLIGHT PLAN

The operator is bound to communicate to the hotel the flight plan for the overall contract period, at least one month before the arrival of the first group. A compensation for immobilization might be required in case of planed delay likely to hamper the transfer time-schedules.

5. PROMOTIONAL MATERIAL / PUBLICITY

a)       The operator will publish in its brochures the best available photographs, together wit a description of all facilities offered by ...Hotels with the ...Hotels logo next to the hotel name.

b)       The operator agree to grant the hotel the same amount of copy and photography display in its brochure as that used for competiting hotels. The hotel reserves the right to cancel this agreement, should the operator misrepresent in any way, in and advertising, brochure, promotion or press release, information pertaining to the hotel that, may damage the image of the hotel in the market.

c)       At the same time the hotel shall have the right to proof-read and approve any graphical information prior to printing the aforementioned brochures as well as the text referring to the hotel which is to be laid-down in the corresponding technical data sheet, duly signed by both parties, and which shall be binding.

d)       A copy of the brochure should be forwarded before the start of every season to the hotel and all the contracted rooms/beds should be put up for sale.

6. MARKET OF ORIGIN

The operator can only sell the allotment contracted through their registered marks in the following countries: ....................................
(Devamı var)

7. INVOICING AND PAYMENTS

a)       Hotel will invoice the operator after each arrival. This will include the guest’s name, arrival and departure dates and the net amount due. The voucher or rooming list will be attached.

b)       All invoices are due and payable upon receipt, and not later than (14) days from date of invoice. In case of disputed items, the operator shall pay the undisputed portion of the billing within the aforesaid time limit, notifying hotel in wrting of the nature of the dispute.

Any possible deduction, for whatever reason that, the operator intends to effecet to any particular payment must be previously authorized,in writing, by the hotel

otherwise the deduction will not be valid. The non-fullfilment of this clause will signify the authomatic cancellation of this contract.

c)       All invoices should be send to .........................................................................................................

Operator Controller / Accounting Department Contact:

Name:                                                                      Phone: (0...) ..........                                                      Fax: (0...) ..........     

d)       Payments are to be made to: .............

e)       ADVANCE PAYMENT:

A deposit for the amount of .................................... is to be paid by the operator before or on .......................................... a) This deposit will be deducted from invoices, starting on ................................. at a ......................% from invoice total amount or b) This deposit will be released only on the date of payment of the last invoice.

f)        OCCUPANCY GUARANTY

The operator guarantees a ..................% of monthly occupancy of the total allotment and for the whole duration of the season. The penalty for rooms not occupied will be the dbl room rates of the related period and payable at the end of each month.

8. CANCELLATIONS AND NO SHOWS

a)       The operator will pay a room-night rate for cancellation received less then seven (7) days before arrival date.

b)        For no show the operator will pay a sum equal to two (2) room nights.

9. BOARD

Board s specified overleaf. The hotel will invoice on a basis of complete service according to board in such a way that any services not given either upon arrival or departure of the respective client/s will not be deductable.

10. FORCE MAJEUR

In case of Force Majeur (e.g. war, strikes, epidemics, fire and natural catastrophes) this contract shall be suspended until further notice.

11. CLIENTS CLAIMS

a)       Any possible discounts or deductions due to complaints or claims from clients must be established by mutual agreement between the operator and the hotel or if this shoul fail, by the appropiate judicial entity or tribunal.

b)       In accordance with the rules relating to package holidays, stipulated by the board of directors of the European Common Market of 13.06.90. refunds will not be applicable for clients who complain of deficiencies in the services offered by the establishment in which they are accommodated, unless the client (or his representative/ tour guide) has reported these deficiencies during their stay to the management of the establishment concerned. The manager of the establishment must have proof of this report to which he will have given his approval.

c)       In order to produe a negotiation and reach an agreement between the operator and the hotel, it is absolutely essential that the claim should be presented, in writing, to the hotel management during the client’s stay. Any retention or discount effected unilaterally by the operator without taking into consideration the aforementiond agreement will be considered as breach in the payment obligations on behalf of the operator and will give the hotel the right to automatically cancel the contract.

12. CONFIDENTIALITY

This agreement in whole is confidential, therefore, the operator will not disclose any part to third parties. Should this happen and proved, hotel will automatically cancel the agremeent.

13. EXCLUSIVITIES

The hotel does not conceed exclusivity within the country indicated to the tour operator mentioned overleaf and the Touristic Establishment therefore has the right to contract out beds to other tour operators who would be entitled to sell them in the same market.

14. HOTEL’S RESPONSIBILITY

The hotel will provide the operator’s clients with the proper services in accordance with it’s category. At the same time, if the hotel, due to causes beyond it’s control, could not accommodate a client having the corresponding reservation, it will be provide accommodation in another hotel of the same or of a superior category, the difference in price, if any, beeing at the charge of the hotel.

15. LIABILITY

The hotel will accept liability for the damages that may be caused to the clients by their employees. The clients (tourists) will be individually responsible for the damages that, they themselves may cause and in such cases subject to Turkish laws.

16. AMENDMENTS TO THE AGREEMENT

Any amendments relating to this contrat shall be carried out by mutual agreement and always in writing. Any clausses not affected by the relative amendments will remain in full force.

17. SIGNING OF THE CONTRACT

If within a period of 30 days, the contract has not been signed and sent back by the other contracting part, the hotel may consider the contract as null and void and will dispose of the assigned quota.

18. CANCELLATION OF THIS CONTRACT

a)       The allotment contracted in accordance with this contract can be cancelled by the agency always and when the hotel is informed in writing 90 days prior to the initiation date of the contract as laid-down in clause number 1 overleaf, any cancellation effecte outside the stipulated period or in case  not publishing the hotel in the operator’s main brochure will entitle the hotel to an indemnification equivalent to 50% of half of the total possible invoicing with regard to the allotment laid-down in the contract.

b)       Subragation: The operator explicitly recognises the “Hotels” right to cancel this contratc with 90 days prior notice in the event of transfer, lease or any other legal operation that effects the establishment object of this present contract.

19. PLURALITY OF CONTRACTS

In Case of disagreement with regard to any clause/s as laid-down either in this present contract and/or in any other document duly signed by both parties hereto and within the validity period thereof, this present agreement shall prevail above all others. The sole present document shall be considered as law.

20. ROCOURSE TO THE COURTS (LAWSUITS)

Failing amicable arrangements, the courts of Istanbul – Turkey shall be exclusively and expressly competent.

FOR THE HOTEL                                        FOR THE OPERATOR            

                                                                                                                                                                                                                 (Signature & commercial stamp)

Made in two originals on: ....................

Bir tarafta ………………………………………………………………………… …………………… (Bundan böyle OTEL olarak adlandırılacaktır.)  İle diğer taraftan ……………………………………………………………………………………………….. (Bundan böyle ACENTE olarak adlandırılacaktır.) arasında aşağıda belirtilen şartlarla bir sözleşme imzalanmış bulunmaktadır.

SÖZLEŞME SÜRESİ

Mad.1 : İş bu sözleşme ..../..../199.. – ..../..../199.. tarihleri arasında geçerlidir. OTEL ACENTE’ye yukarıda belirtilen tarihler arasında 10 Residence Room + 10 Village With Balcony + 10 Village With out Balcony vermeyi taahhüt eder.

FİYATLAR

Mad.2 : OTEL’in ACENTE’ye uygulayacağı TAM PANSİYON fiyatlar aşağıda tespit edilmiştir. Bu fiyatlar iki kişilik odada kişi başına olup, %15 KDV dahildir. Ancak yasal düzenlemeler nedeniyle KDV oranının yükselmesi halinde fark ve yeni olası vergiler fiyatlara ilave edilir.

Mad.2a : Residence ve Village Yemek durumu Tam Pansiyon (KAHVALTI + ÖĞLE + AKŞAM yemekleridir.) Öğle ve akşam yemeklerinde alınacak olan su, soda, konsantre meyve suları ve masa şarapları limitsiz free olarak servis edilecektir. Yemeklerin tamamı açık büfedir.

Mad.2c : Verilmiş olan fiyatlar acentenin yurt dışında yapacağı pazarlamalarda kullanılır. İç Pazar için geçerli değildir.

ü       1 Yetişkin olması durumunda : DBL pp fiyatına artı %40 (s.s.) eklenir.

ü       3 Yetişkin olması durumunda: DBL fiyatına; pp’nin %15 eksiği ilave edilir.

ü       4 Yetişkin olması durumunda : TRP fiyatın; pp’nin %25 eksiği ilave edilir.

ü       Ailesiyle aynı odayı paylaşan 0-6 yaş çocuklardan ücret alınmaz. 7-12 yaş çocuklar %50 indirimlidir.

ü       Residence odalarına ancak bir bebek yatağı ilave konulabilir.

ü       Village balkonsuz Standart odalarda 2 adult kalabilir. Bu odalara 1 ilave yatak yada bebek yatağı konulabilir.

ü       Village balkonsuz Family odalarda minimum 3 Adult veya 2 Adult + 1 Child veya 2 Adult + 2 Child  kalabilir.

ü       Village balkonlu odalarda maksimum 4 Adult kalabilmekte olup minimum 2 Adult + 2 Child veya en az 3 Adult kalması zorunludur.

ü       Village Balkonlu bahçe odalarında minimum 2 Adult veya 2 Adult + 1 ve/veya 1 olarak çocuklu aileler kalabilir.

ÖDEMELER

Mad.3 : İş bu anlaşma gereğince ACENTE OTEL’e kontenjan sayısının %50’si oranında doluluk garantisi verecek ve bu %50’lik garantinin 77 günlük tutarı karşılığında Teminat Mektubunu OTEL’e verecektir. Otel bu isteğini gerekli gördüğü zaman yapabilir. Rezervasyonu kesinleştirecek olan bu ön ödeme yerine getirilmezse OTEL oda sayısını tek taraflı fesih eder.

Mad.4 : Faturalar, müşterinin check-in günündeki Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden çıkartılıp gönderilecektir. Ödemelerde buna göre yapılacaktır.

Mad. 4a : Ayrıca bir kredi kontratı yapılmaz ise tüm faturalar müşteri C/I veya C/O  etmeden peşin olarak yapılır.

Mad.5 : ACENTE fatura tarihinden itibaren 21 gün içinde ödeme yapacak, aksi takdirde ACENTE’ye ilk aylık %7 gecikme faizi uygulanacaktır. Diğer aylar için gün hesabı yapılarak .....% 10 ....... gecikme faizi tahakkuk ettirilir ve Acente buna hiçbir şekilde itiraz edemez. Ödemenin gecikmesi nedeniyle ayrıca bir defaya mahsus olmak üzere %5 tahsil masrafı da ilave edilir.

Mad.5a : ACENTE bankalardan alacağı döviz alım bordrolarına, OTEL’e ödeme yapmak üzere bozdurduğu döviz için, OTEL adına bozdurulduğu yolundaki şerhi koyduracak ve bu şekilde alacağı döviz alım bordrolarının tasdiki suretini OTEL’in Kurumlar Vergisi Kanunu uyarınca turizm döviz istisnasından yararlanabilmesi amacıyla düzenleyeceği teyit yazısı ekinde OTEL’e vermeyi kabul eder.

Mad.5b : ACENTE, OTEL tarafından yazılı olarak kabul edilmemiş hiç bir tutarı ödemelerden düşemez. Aksi takdirde OTEL sözleşmeyi tek taraflı fesih eder.

Mad.5c : ACENTE, müşterisi tarafından herhangi bir nedenle talep edilen indirim veya iade konusunda; OTEL ile yazılı mutabakat sağlanır, deliller toplanır. Neticesinde karşılıklı mutabakat sağlanarak hareket edilir. ACENTE tek taraflı olarak OTEL’den kesinti yapamaz.

DİĞER HUSUSLAR

Mad.6 : Release süresi 21 gündür.  

Mad.7 : OTEL, kontenjan dahili olsa bile 45 gün öncesinden Stop-Sale çekme hakkına sahiptir. Çekilen tarihler sınırlanamaz.

Mad.8 : ACENTE, OTEL ile yapmış olduğu kontratta kendisine verilen kontenjanın yüksek sezon öncesi dönemlerde ......% 50........ oranında gerçekleştirilemez ise yüksek sezon oda kontenjanı tek taraflı fesih edilir.

Mad.9 : Rezervasyon iptal koşulları; Grubun otele varış tarihinden geriye doğru release süresi içinde yapılan iptallerde işletmenin doğan gelir kaybına karşılık yapılan iptallerin 7N (ilk iki gün tam pansiyon + 5 gün oda bazında) No-Show ücreti alınır.

Mad.10 : ACENTE yapılan katalog satışlarını Dead Line süresini beklemeden sayısal olarak bildirir ve de isim listesini derhal gönderir. Daha sonra olası rezervasyon değişikliklerini OTEL’e zamanında bildirir. OTEL ACENTE’nin yaptığı değişiklikleri kabul etmeyebilir. Art niyete dayalı isim değişiklikleri OTEL tarafından tespit edilirse, yapılmış olan oda sayısı anlaşması tek taraflı fesih edilir. Sor-Sat sistemine dönülür.

Mad.11 : ACENTE’nin bastıracağı katalog veya broşürde, OTEL kendi logosu, resimleri, yazılı açıklamalarıyla ve Turizm Bakanlığından aldığı resmi sınıfı ile basılır. Aksi takdirde anlaşma tek taraflı fesih edilir.

Mad.11a : OTEL, ACENTE müşterisine kendi kategorisinin gerektirdiği seviyede hizmet vermeyi taahhüt eder.

Mad.11b : ACENTE müşterilerine her girişlerinde bir kereye mahsus olmak üzere alkolsüz içkili Welcome Kokteyli OTEL tarafından free olarak verilecektir.

Mad.11c : OTEL, ACENTE rezervasyon talebini kabul ettikten sonra, herhangi bir nedenle yer verememesi halinde;

1.      Aynı veya bir üst sınıfta başka bir tesiste oda bulmayı,fiyat ödemeyi taahhüt eder.

2.      ACENTE, müşterisi odası boşaldıktan sonra OTEL’e dönmezse, OTEL’in kendisine bildirim yaptıktan sonraki süresini kendisi öder.

Mad.12 : OTEL’e girişler en erken saat 13:00’den itibarendir. Çıkışlar ise en geç 12:00’ ye kadardır. Ancak OTEL müsait olduğu takdirde bu süre uzatılabilir.

Mad.13 : Rehberlerin ekstra harcamalarına %50 indirim uygulanır.

Mad.13a : OTEL, ACENTE’ye müşterilerine vereceği hizmetleri duyurabilmesi için genel alanda görülebilir bir yere ilan panosu verir.

Mad.14 : ACENTE; Rezervasyon formlarını ve ödeme voucher’ları kullanış tarzı hakkında OTEL’e bilgi verir. Aksi halde problem olduğu takdirde OTEL’in yorumunu kabul eder, itiraz edemez.

Mad.15 : ACENTE her ay OTEL’e satış forecast’ını göndermeyi taahhüt eder.

Mad.16 : ACENTE, OTEL’in onayını almadan herhangi bir yazılı duyuru yapamaz. (Özel fiyatlı satış ilanları gibi) Bu tür konuda işletmeye zarar vermesi halinde meydana gelen zararı sebep olan ACENTE öder.

Mad.17 : Yabancı Tur Operatörlerinin Türkiye temsilcileriyle yapılan anlaşmalar geçerlidir.   

Mad.18 : Yabancı Tur Operatörlerinin Türkiye Temsilcisi değiştiği takdirde OTEL sözleşmeyi tek taraflı olarak fesih edebilecektir.

Mad.19 : Bu sözleşmenin uygulanmasında doğacak anlaşmazlıkların çözümünde geçerli yargı organları Serik mahkemeleridir.

Mad.20 : 7 sayfa ve 20 maddeden ibaret olan bu sözleşme 20/10/1998 tarihinde imzalanmıştır.

Over Booking  (Kapasite fazlası rezervasyon)
Belirli tarihler için boş oda olmamasına rağmen iptal olasılığını gözönüne alarak kapasiteyi aşan rezervasyon konfirme edilmesidir. Örneğin; Toplam oda sayımız 341 olsun. Aldığımız rezervasyonlar sonucu 10 Temmuzda oda doluluğumuz 351 görünüyorsa, burada bir overbooking sözkonusudur. 10 Temmuz için doluluğumuz 341 oda görünüyorsa gelebilecek iptaller sonucu belirli sayıda odamız boş kalabilir. Bu nedenle belirli oranda riske girerek fazla rezervasyon konfirme edebiliriz.  Uluslararası otel işletmeciliğinde fazla rezervasyon oranı %5 ile%13 arasında değişebilmektedir.

Shorta Düşmek (Overbookingin gerçekleşmesi)
Yukarıda bahsettiğimiz durumda iptal olasılığı gözönüne alınarak fazla rezervasyon alınabileceğini anlatmıştık. Bahsettiğimiz iptaller gerçekleşmezse otel mevcut müşteri talebini karşılayamaz ve shorta düşer. Bir başka değişle overbookingimiz realize olmuş olur. 10 temmuzda 341 oda kapasiteli otelimizin doluluğu 351 görünüyordu. Bugün 10 Temmuz ve doluluğumuz hala 351 odaysa  shorta düşmüşüz demektir. Bu shortu çözmek zorundayız. Genelde standart odaları family odalarda birleştirmek, bir gece (veya daha fazla) misafirleri başka bir otelde yatırmak, acentenin rezervasyonunu geri çekmesi gibi yaygın çözümler bulunur. 

No Show
No Show rezervasyonu olduğu halde ve iptal etmediği halde otele gelmeyen müşteriye otele gelmiş gibi işlem yapılmasına denir. Süresinde iptal edilmeyen rezervasyonlara da aynı şekilde no show işlemi yapılabilir.

Stop Sale (Satışı Durdurma)
Rezervasyon yöneticisinin bazı günlerde rezervasyon alımlarını tamamen durdurması işlemine denir. Çok önemli rezervasyonlarda bu kanal tekrar rezervasyon yöneticisi tarafından açılabilir.

Misafir Rezervasyon Talep Mektubu Örneği

***** Otel Antalya, 26 Haziran 2008
Rezervasyon Müd.
Kemer, Antalya

22 Temmuz – 29 Temmuz tarihleri arasında, otelinizde üç kişilik bir oda ayırtmak istiyorum.

Şartlarınızı bildiren aydınlatıcı broşürünüzü göndermenizi rica ederim.



Saygılarımla,
Sema Yılmaz
İmza
Adres: Sema Yılmaz

Milli Egemenlik C.18/2
Antalya

------------------------------------------------------

Otelin Misafire Belli Şartlarda Rezervasyon Yapabileceğini Gösterir Cevap Mektubu Örneği:

Antalya, 27 Haziran 2008
Sn Sema Yılmaz

Milli Egemenlik C.18/2
Antalya
Sayın Sema hn,
22 Temmuz – 29 Temmuz 2008 tarihleri arasında adınıza üç kişilik bir odayı memnuniyetle rezerve edebiliriz.
Odalarımızın tümü banyolu ve balkonlu olup, büyük bir kısmı denizin şahane manzarasına hakim olmakla beraber, bir kısmı da bahçeye bakmaktadır. Manzara durumuna göre oda ücretlerimiz değişmektedir.
Otelimiz hakkında geniş bilgi edinebilmenizi sağlamak üzere fiyat listemizi ve broşürümüzü ekte sunuyoruz.
Kesin rezervasyonunuzu yapabilmeniz için .... Bank Antalya Şubesi ...... nolu hesabımıza depozit olarak 370 lira yatırmanız gerekmektedir.
Otelimize gösterdiğiniz ilgiye tekrar teşekkür eder, kontenjanımız dolmadan kısa zamanda cevabınızı bekleriz.
Saygılarımızla
Eki: 1) Fiyat listesi ……. Oteli
2) Broşür Rezervasyon Şefi
İmza

-----------------------------------------------

Not: Otelin Bu cevabı kesin rezervasyon hükmünde değildir. İstenen depozit otele ulaştığı zaman müşterinin rezervasyon isteği kesinlik kazanacaktır. Bu durumda müşterinin şartları getirdiğini bildiren mektubu beklenir.

Misafirin Otelin Şartlarını Kabul Ettiğini ve Kesin Rezervasyon İsteğini Bildiren Mektubu

Antalya 30 Haziran 2008

……. Oteli Rezervasyon Şefi
Kemer Antalya

Sayın bay,
27 Haziran 2008 Tarihli mektubunuzla gönderdiğiniz aydınlatıcı broşürünüzü aldım, çok teşekkür ederim. 22 Temmuz – 29 Temmuz 2008 tarihleri arasında otelinizin deniz manzaralı herşey dahil ...... lira ücretli, üç kişilik bir odasını adıma kesin olarak ayırtmanız için istediğiniz .... liralık depoziti .... Bankası Antalya Şubesi .... nolu hesabınıza yatırmış bulunmaktayım. Dekontun fotokopisini ekte takdim ediyorum.
22 Temmuz 2008 günü akşam .... 19.30 uçağı ile geleceğim. Kesin rezervasyonumun yapılmasını rica ederim.

Saygılarımla
Sema Yılmaz

Milli Egemenlik C.18/2
Antalya

-----------------------------------------------

Otelin Misafire Kesin Rezervasyon Teyidini Bildiren mektubu



Antalya 5 Temmuz 2008

Sema Yılmaz

Milli Egemenlik C.18/2

Antalya

Sayın Sema hn,
30 Haziran tarihli mektubunuzla gönderdiğinizi bildirdiğiniz ..... lira tutarındaki depoziti aldık, teşekkür ederiz.
Önceki yazışmalarımızda da belirttiğiniz gibi 22 Temmuz – 29 Temmuz 2008 tarihleri arasında deniz manzaralı, banyolu, üç kişilik bir odayı .... lira ücretle KDV dahil olarak adınıza kesin olarak rezerve ettik.
Fiyat listemizde de gördüğünüz gibi belirtilen tarihte gelmeyen veya üç hafta önceden iptal edilmeyen rezervasyonlarda depozit geri verilmeyip otele gelir kaydedilmektedir.
Sizi otelimizde görmekten büyük memnunluk duyacağımızı bildirir saygılarımızı sunarız.

……… Oteli
Rezervasyon Şefi
İmza

-----------------------------------------------

Yukarıda ki örneklerde de görüldüğü gibi otelin misafire yazacağı cevapta şu bilgiler yer almalıdır:
-Rezervasyon isteğinde bulunan misafire teşekkür edilmeli, otelimizi tercih ettiği için memnuniyetimiz belirtilmeli,
-Rezervasyonun yapılacağı tarihler, otele giriş ve çıkış tarihleri açıkça belirtilmeli,
-İstenilen odanın tipi, kaç kişi ve kaç oda istendiği, manzara ve pansiyon durumu, odanın kaça bekletileceği (option) belirtilmeli,


-Depozit istenmişse; miktarı, nereye yatırılacağı,
-Odanın ücreti, ücrete nelerin dahil olduğu açıkça belirtilmelidir.
-Rezervasyon iptal şartları açıklanmalıdır.
Rezervasyon İsteğinin Olumsuz Cevaplandırılması:
Otel; misafirin rezervasyon isteğine olumsuz cevap verirken son derece nazik davranmalı, rezervasyon yapabileceği ileriki tarihler hakkında bilgi vermelidir

-----------------------------------------------------

Rezervasyon İsteğine Olumsuz Cevap Örneği

Antalya 5 Temmuz 2008

Sema Yılmaz

Milli Egemenlik C.18/2

Antalya

Sayın Yılmaz,
30 Haziran 2008 tarihli mektubunuzda belirttiğiniz 22-29 Temmuz tarihlerinde otelimizde düzenlenecek kongreler nedeniyle adınıza ikişer kişilik üç odayı ayırmamız maalesef mümkün değildir.
Arzu ettiğiniz taktirde 25 Temmuz 2008 tarihinden itibaren rezervasyonunuzu memnuniyetle kabul edebiliriz. Elimizde olmayan nedenlerle olumsuz cevap vermek bizim için son derece üzücü bir olaydır.
Kısa zamanda cevabınızı bekler, tekrar özür dileriz.

Saygılarımızla,
……… Oteli
Rezervasyon Müdürü
İmza