Prof.Dr. Üstün Dökmen konu hakkında bilgi veriyor, çözüm önerileri sunuyor.

Kontenjan Anlaşması (Allotment Contract) – Seyahat acentesi ile otel arasında yapılan anlaşmadır. Kontenjan anlaşmasında seyahat acentesinin otelden belli bir zaman dilimi içerisinde almayı ve otelin de vermeyi taahhüt ettiği oda sayısı ve koşulları söz konusudur. Kontenjan anlaşmaları garantili kontenjan anlaşması ve garantisiz kontenjan anlaşması olmak üzere ikiye ayrılır. Garantili kontenjan anlaşmalarında belirlenen oda kontenjanı kesin rezervasyonla kapatılmakta ve odalar satılsa da satılmasa da, oda ücretleri ödenmektedir. Garantisiz kontenjan anlaşmalarında ise, satış yapılan oranda konaklama tesisine rezervasyon verilmekte ve odalar fiilen satıldığı zaman ödeme yapılmaktadır. Garantisiz kontenjan anlaşmaları en yaygın anlaşma türüdür.

Kontenjan anlaşmaları genel olarak şu konuları kapsar:

1-    ödeme koşulları ve kredi olanakları;

2-     iptal kuralları; ve

3-    oda ve isim listelerinin değişikliklerine yönelik kurallar. 

Kontenjan anlaşmaları ile ilgili terimler:

Allotment – Kontenjan

Commercial Rate - Otelle bir şirket arasında üzerinde anlaşmaya varılan özel bir fiyat.

Confidential Tariff - Grup fiyatları, acentelere verilen toptan oda fiyatlarıdır.

Cut Of Date – acentenin rezervasyonu iptal etme hakkının olduğu süre

Dead Line: Kontenjan anlaşmasında belirtilen rezervasyon iptal süresinin son günü ile grubun otele geliş günü arasındaki süreye denir.

Free Sale - Acenteler otellerle anlaşarak serbestçe pazarlayıp satabilecekleri belirli bir sayıda odayı içeren bir kontenjan alırlar. Belirli bir sürede iptal hakları vardır. Bu gibi anlaşmalara denir.

Free Sold - Free Sale hakkina sahip firma ve sirket'in sattigi oda.

Guaranteed Payment Reservation - Ödenmesi garanti altına alınmış rezervasyonu ifade eder.

No-Show - Konuğun garantili rezervasyon yaptırdığı halde otele gelmemesi durumunda oda fiyatının tanzim edilmesidir.

On Request - Rezervasyon durumunun yükselerek kritik bir safhaya yaklaşmasına doğru rezervasyon alımının sınırlandırılması ve kontrollu olarak alınması.

Release süresi - rezervasyonları tesislere gönderebilme ve iptal edebilme süresi

Single Supplement - Tek kisi farki,iki kisilik odalarin tek kisi tarafindan kullanilmasi halinde tur operatorune o oda icin verilmis bulunan kisi basina fiyata (Double Occupancy Rate) eklenecek fark.

Stop-Sale – satışları durdurma

The parties declare under their own responsibility that, they have the legal capacity to commit themselves to the agremeents reacned and derived from this present contract and have to come to the following terms, for the period of  .............................. to    ....

1.1. ALLOTMENTS AND RATES                PAYMENT IN:                ..................

a)       Maximum 10% of rooms can be sold for single occupancy.

b)       All above mentioned rates are per person and per day.

c)       All on ............................... Basis. Apartments accommodation only.

d)        Prices are net of commission in ........................ Currency, per bed and day, VAT included. This prices will be applicable to clients, accommodated in the hotel for a minimum uninterrupped period of 7 (seven) nights.

e)       In case of a fluctuation of the currency stipulated in this contract, the Hotel takes the right to re-negociate this contract.

1.2. SPECIAL ARRANGEMENTS / REMARKS

Reductions and special offers will only apply when published in the T.O. Brochures.

..................................................................................................................................

2. SALES FORECAST / OCCUPATION

a)       The Operator will provide hotel with a sales forecast (booking position) of the allotment three months prior to the starting date of this contract and subsequently keep the hotel informed fortnightly. The hotel with the concent of the tour operator will review the sales forecast at 1st April and if the total rooms sold during the months May and June, falls under 70% of the allotment, than the hotel may, as its sole option an upon written notice to he Operator or it’s local agent, reduce the allotment for the balance of the duration of the contract to a level consistent with the above mentioned months sales.

b)       The hotel reserves the right to grant to the operator during the peak season only a number of beds proportional to his occupaion during the rest of the year, providing that he is informed of it 21 days before the beginning of the peak season. Hotel shall be entitled to re-allocate the beds or units referred to, and thereby the original booking shall become null and void. The request for beds or unitis subsequently solicited by the operator shall be considered outsirde the limits of this contract and therefore subject to confirmation by the hotel.

3. BOOKING PROCEDURE          

a)       The operator will report the number of rooms sold to hotel via fax or e-mail, or means of its local representative, in accordance with the release period.

b)       The number of rooms sold (and)/((or) guaranteed for full payment at the time of release will be held on first basis. All unsold rooms will revert back to hotel. Additional rooms required after the release date are on request and will be based on availibility.

c)       The reservations that the hotel would receive after the prescirbed times might be accepted according to the hotel available rooms. The operator is responsible for any resulting difficulty and damage.

4. FLIGHT PLAN

The operator is bound to communicate to the hotel the flight plan for the overall contract period, at least one month before the arrival of the first group. A compensation for immobilization might be required in case of planed delay likely to hamper the transfer time-schedules.

5. PROMOTIONAL MATERIAL / PUBLICITY

a)       The operator will publish in its brochures the best available photographs, together wit a description of all facilities offered by ...Hotels with the ...Hotels logo next to the hotel name.

b)       The operator agree to grant the hotel the same amount of copy and photography display in its brochure as that used for competiting hotels. The hotel reserves the right to cancel this agreement, should the operator misrepresent in any way, in and advertising, brochure, promotion or press release, information pertaining to the hotel that, may damage the image of the hotel in the market.

c)       At the same time the hotel shall have the right to proof-read and approve any graphical information prior to printing the aforementioned brochures as well as the text referring to the hotel which is to be laid-down in the corresponding technical data sheet, duly signed by both parties, and which shall be binding.

d)       A copy of the brochure should be forwarded before the start of every season to the hotel and all the contracted rooms/beds should be put up for sale.

6. MARKET OF ORIGIN

The operator can only sell the allotment contracted through their registered marks in the following countries: ....................................
(Devamı var)

7. INVOICING AND PAYMENTS

a)       Hotel will invoice the operator after each arrival. This will include the guest’s name, arrival and departure dates and the net amount due. The voucher or rooming list will be attached.

b)       All invoices are due and payable upon receipt, and not later than (14) days from date of invoice. In case of disputed items, the operator shall pay the undisputed portion of the billing within the aforesaid time limit, notifying hotel in wrting of the nature of the dispute.

Any possible deduction, for whatever reason that, the operator intends to effecet to any particular payment must be previously authorized,in writing, by the hotel

otherwise the deduction will not be valid. The non-fullfilment of this clause will signify the authomatic cancellation of this contract.

c)       All invoices should be send to .........................................................................................................

Operator Controller / Accounting Department Contact:

Name:                                                                      Phone: (0...) ..........                                                      Fax: (0...) ..........     

d)       Payments are to be made to: .............

e)       ADVANCE PAYMENT:

A deposit for the amount of .................................... is to be paid by the operator before or on .......................................... a) This deposit will be deducted from invoices, starting on ................................. at a ......................% from invoice total amount or b) This deposit will be released only on the date of payment of the last invoice.

f)        OCCUPANCY GUARANTY

The operator guarantees a ..................% of monthly occupancy of the total allotment and for the whole duration of the season. The penalty for rooms not occupied will be the dbl room rates of the related period and payable at the end of each month.

8. CANCELLATIONS AND NO SHOWS

a)       The operator will pay a room-night rate for cancellation received less then seven (7) days before arrival date.

b)        For no show the operator will pay a sum equal to two (2) room nights.

9. BOARD

Board s specified overleaf. The hotel will invoice on a basis of complete service according to board in such a way that any services not given either upon arrival or departure of the respective client/s will not be deductable.

10. FORCE MAJEUR

In case of Force Majeur (e.g. war, strikes, epidemics, fire and natural catastrophes) this contract shall be suspended until further notice.

11. CLIENTS CLAIMS

a)       Any possible discounts or deductions due to complaints or claims from clients must be established by mutual agreement between the operator and the hotel or if this shoul fail, by the appropiate judicial entity or tribunal.

b)       In accordance with the rules relating to package holidays, stipulated by the board of directors of the European Common Market of 13.06.90. refunds will not be applicable for clients who complain of deficiencies in the services offered by the establishment in which they are accommodated, unless the client (or his representative/ tour guide) has reported these deficiencies during their stay to the management of the establishment concerned. The manager of the establishment must have proof of this report to which he will have given his approval.

c)       In order to produe a negotiation and reach an agreement between the operator and the hotel, it is absolutely essential that the claim should be presented, in writing, to the hotel management during the client’s stay. Any retention or discount effected unilaterally by the operator without taking into consideration the aforementiond agreement will be considered as breach in the payment obligations on behalf of the operator and will give the hotel the right to automatically cancel the contract.

12. CONFIDENTIALITY

This agreement in whole is confidential, therefore, the operator will not disclose any part to third parties. Should this happen and proved, hotel will automatically cancel the agremeent.

13. EXCLUSIVITIES

The hotel does not conceed exclusivity within the country indicated to the tour operator mentioned overleaf and the Touristic Establishment therefore has the right to contract out beds to other tour operators who would be entitled to sell them in the same market.

14. HOTEL’S RESPONSIBILITY

The hotel will provide the operator’s clients with the proper services in accordance with it’s category. At the same time, if the hotel, due to causes beyond it’s control, could not accommodate a client having the corresponding reservation, it will be provide accommodation in another hotel of the same or of a superior category, the difference in price, if any, beeing at the charge of the hotel.

15. LIABILITY

The hotel will accept liability for the damages that may be caused to the clients by their employees. The clients (tourists) will be individually responsible for the damages that, they themselves may cause and in such cases subject to Turkish laws.

16. AMENDMENTS TO THE AGREEMENT

Any amendments relating to this contrat shall be carried out by mutual agreement and always in writing. Any clausses not affected by the relative amendments will remain in full force.

17. SIGNING OF THE CONTRACT

If within a period of 30 days, the contract has not been signed and sent back by the other contracting part, the hotel may consider the contract as null and void and will dispose of the assigned quota.

18. CANCELLATION OF THIS CONTRACT

a)       The allotment contracted in accordance with this contract can be cancelled by the agency always and when the hotel is informed in writing 90 days prior to the initiation date of the contract as laid-down in clause number 1 overleaf, any cancellation effecte outside the stipulated period or in case  not publishing the hotel in the operator’s main brochure will entitle the hotel to an indemnification equivalent to 50% of half of the total possible invoicing with regard to the allotment laid-down in the contract.

b)       Subragation: The operator explicitly recognises the “Hotels” right to cancel this contratc with 90 days prior notice in the event of transfer, lease or any other legal operation that effects the establishment object of this present contract.

19. PLURALITY OF CONTRACTS

In Case of disagreement with regard to any clause/s as laid-down either in this present contract and/or in any other document duly signed by both parties hereto and within the validity period thereof, this present agreement shall prevail above all others. The sole present document shall be considered as law.

20. ROCOURSE TO THE COURTS (LAWSUITS)

Failing amicable arrangements, the courts of Istanbul – Turkey shall be exclusively and expressly competent.

FOR THE HOTEL                                        FOR THE OPERATOR            

                                                                                                                                                                                                                 (Signature & commercial stamp)

Made in two originals on: ....................

Bir tarafta ………………………………………………………………………… …………………… (Bundan böyle OTEL olarak adlandırılacaktır.)  İle diğer taraftan ……………………………………………………………………………………………….. (Bundan böyle ACENTE olarak adlandırılacaktır.) arasında aşağıda belirtilen şartlarla bir sözleşme imzalanmış bulunmaktadır.

SÖZLEŞME SÜRESİ

Mad.1 : İş bu sözleşme ..../..../199.. – ..../..../199.. tarihleri arasında geçerlidir. OTEL ACENTE’ye yukarıda belirtilen tarihler arasında 10 Residence Room + 10 Village With Balcony + 10 Village With out Balcony vermeyi taahhüt eder.

FİYATLAR

Mad.2 : OTEL’in ACENTE’ye uygulayacağı TAM PANSİYON fiyatlar aşağıda tespit edilmiştir. Bu fiyatlar iki kişilik odada kişi başına olup, %15 KDV dahildir. Ancak yasal düzenlemeler nedeniyle KDV oranının yükselmesi halinde fark ve yeni olası vergiler fiyatlara ilave edilir.

Mad.2a : Residence ve Village Yemek durumu Tam Pansiyon (KAHVALTI + ÖĞLE + AKŞAM yemekleridir.) Öğle ve akşam yemeklerinde alınacak olan su, soda, konsantre meyve suları ve masa şarapları limitsiz free olarak servis edilecektir. Yemeklerin tamamı açık büfedir.

Mad.2c : Verilmiş olan fiyatlar acentenin yurt dışında yapacağı pazarlamalarda kullanılır. İç Pazar için geçerli değildir.

ü       1 Yetişkin olması durumunda : DBL pp fiyatına artı %40 (s.s.) eklenir.

ü       3 Yetişkin olması durumunda: DBL fiyatına; pp’nin %15 eksiği ilave edilir.

ü       4 Yetişkin olması durumunda : TRP fiyatın; pp’nin %25 eksiği ilave edilir.

ü       Ailesiyle aynı odayı paylaşan 0-6 yaş çocuklardan ücret alınmaz. 7-12 yaş çocuklar %50 indirimlidir.

ü       Residence odalarına ancak bir bebek yatağı ilave konulabilir.

ü       Village balkonsuz Standart odalarda 2 adult kalabilir. Bu odalara 1 ilave yatak yada bebek yatağı konulabilir.

ü       Village balkonsuz Family odalarda minimum 3 Adult veya 2 Adult + 1 Child veya 2 Adult + 2 Child  kalabilir.

ü       Village balkonlu odalarda maksimum 4 Adult kalabilmekte olup minimum 2 Adult + 2 Child veya en az 3 Adult kalması zorunludur.

ü       Village Balkonlu bahçe odalarında minimum 2 Adult veya 2 Adult + 1 ve/veya 1 olarak çocuklu aileler kalabilir.

ÖDEMELER

Mad.3 : İş bu anlaşma gereğince ACENTE OTEL’e kontenjan sayısının %50’si oranında doluluk garantisi verecek ve bu %50’lik garantinin 77 günlük tutarı karşılığında Teminat Mektubunu OTEL’e verecektir. Otel bu isteğini gerekli gördüğü zaman yapabilir. Rezervasyonu kesinleştirecek olan bu ön ödeme yerine getirilmezse OTEL oda sayısını tek taraflı fesih eder.

Mad.4 : Faturalar, müşterinin check-in günündeki Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden çıkartılıp gönderilecektir. Ödemelerde buna göre yapılacaktır.

Mad. 4a : Ayrıca bir kredi kontratı yapılmaz ise tüm faturalar müşteri C/I veya C/O  etmeden peşin olarak yapılır.

Mad.5 : ACENTE fatura tarihinden itibaren 21 gün içinde ödeme yapacak, aksi takdirde ACENTE’ye ilk aylık %7 gecikme faizi uygulanacaktır. Diğer aylar için gün hesabı yapılarak .....% 10 ....... gecikme faizi tahakkuk ettirilir ve Acente buna hiçbir şekilde itiraz edemez. Ödemenin gecikmesi nedeniyle ayrıca bir defaya mahsus olmak üzere %5 tahsil masrafı da ilave edilir.

Mad.5a : ACENTE bankalardan alacağı döviz alım bordrolarına, OTEL’e ödeme yapmak üzere bozdurduğu döviz için, OTEL adına bozdurulduğu yolundaki şerhi koyduracak ve bu şekilde alacağı döviz alım bordrolarının tasdiki suretini OTEL’in Kurumlar Vergisi Kanunu uyarınca turizm döviz istisnasından yararlanabilmesi amacıyla düzenleyeceği teyit yazısı ekinde OTEL’e vermeyi kabul eder.

Mad.5b : ACENTE, OTEL tarafından yazılı olarak kabul edilmemiş hiç bir tutarı ödemelerden düşemez. Aksi takdirde OTEL sözleşmeyi tek taraflı fesih eder.

Mad.5c : ACENTE, müşterisi tarafından herhangi bir nedenle talep edilen indirim veya iade konusunda; OTEL ile yazılı mutabakat sağlanır, deliller toplanır. Neticesinde karşılıklı mutabakat sağlanarak hareket edilir. ACENTE tek taraflı olarak OTEL’den kesinti yapamaz.

DİĞER HUSUSLAR

Mad.6 : Release süresi 21 gündür.  

Mad.7 : OTEL, kontenjan dahili olsa bile 45 gün öncesinden Stop-Sale çekme hakkına sahiptir. Çekilen tarihler sınırlanamaz.

Mad.8 : ACENTE, OTEL ile yapmış olduğu kontratta kendisine verilen kontenjanın yüksek sezon öncesi dönemlerde ......% 50........ oranında gerçekleştirilemez ise yüksek sezon oda kontenjanı tek taraflı fesih edilir.

Mad.9 : Rezervasyon iptal koşulları; Grubun otele varış tarihinden geriye doğru release süresi içinde yapılan iptallerde işletmenin doğan gelir kaybına karşılık yapılan iptallerin 7N (ilk iki gün tam pansiyon + 5 gün oda bazında) No-Show ücreti alınır.

Mad.10 : ACENTE yapılan katalog satışlarını Dead Line süresini beklemeden sayısal olarak bildirir ve de isim listesini derhal gönderir. Daha sonra olası rezervasyon değişikliklerini OTEL’e zamanında bildirir. OTEL ACENTE’nin yaptığı değişiklikleri kabul etmeyebilir. Art niyete dayalı isim değişiklikleri OTEL tarafından tespit edilirse, yapılmış olan oda s